Kasa dobrana do tego, jak naprawdę sprzedajesz

Kasa dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Sprzedaż do firm, dokumentowana fakturą, w ogóle się tu nie liczy. Dopóki ta pierwsza nie przekroczy 20 000 zł w skali roku, można korzystać ze zwolnienia, przy czym firmie założonej w trakcie roku limit liczy się proporcjonalnie do liczby dni pozostałych do 31 grudnia.

Niezależnie od obrotu kasa jest potrzebna od pierwszej sprzedaży w części branż. Dotyczy to m.in. gastronomii, usług fryzjerskich i kosmetycznych, naprawy pojazdów i wymiany opon, przewozu osób, myjni, usług prawniczych i doradztwa podatkowego, a po stronie towarów m.in. alkoholu, wyrobów tytoniowych, paliw, perfum, sprzętu elektronicznego i komputerów.

Jest też osobne zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej opłaconej w całości przelewem, o ile z ewidencji i dowodów zapłaty jasno wynika, czego dotyczyła i na czyją rzecz. Nie obejmuje ono towarów z listy wyłączeń. O obowiązku decyduje to, co faktycznie sprzedajesz, a nie wpis w PKD, więc przy wątpliwościach zadzwoń i opisz swoją sprzedaż. Sprawdzimy, jak to wygląda w Twoim przypadku.

Kasa online sama wysyła dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Dzieje się to w tle, według harmonogramu, który urządzenie pobiera przy fiskalizacji. Po Twojej stronie nie ma z tego tytułu żadnych comiesięcznych obowiązków.

Kas z kopią papierową i elektroniczną nie ma już w sprzedaży: te z kopią papierową zniknęły w 2019 roku, a z kopią elektroniczną z końcem 2022. Kasę starego typu, którą już masz, zasadniczo możesz używać do jej wyeksploatowania. Wyjątek dotyczy kas z kopią papierową: po zapełnieniu pamięci fiskalnej trzeba je wymienić na nowe, czyli w praktyce na online.

Osobno część branż miała ustawowy obowiązek przejścia na kasy online niezależnie od stanu starego urządzenia. Dotyczy to m.in. gastronomii, naprawy pojazdów i wulkanizacji, sprzedaży paliw, usług fryzjerskich i kosmetycznych oraz budowlanych. Jeśli nie wiesz, czy to Twój przypadek, zadzwoń z modelem kasy i opisem działalności.

Kasa online potrzebuje stałego dostępu do internetu, ale przerwa w łączu nie zatrzymuje sprzedaży: urządzenie zapisuje dane i wysyła je, gdy połączenie wróci. Jeśli w danym miejscu stałego łącza po prostu nie da się zapewnić, można wystąpić do naczelnika urzędu skarbowego o zgodę na przesyłanie danych w ustalonych odstępach czasu.

Kasa jest urządzeniem samodzielnym. Ma własną bazę towarów i klawiaturę, wystarczy jej prąd i internet. Sprawdza się w małych sklepach, punktach usługowych i wszędzie tam, gdzie sprzedaży nie prowadzi się z komputera.

Drukarka fiskalna sama z siebie nie zrobi nic. Baza towarów, ceny i raporty żyją w programie sprzedażowym lub magazynowym, a drukarka tylko wystawia paragony. Ma sens wtedy, gdy już pracujesz w systemie i nie chcesz prowadzić drugiej bazy towarów obok.

Przed decyzją warto sprawdzić dwie rzeczy. Po pierwsze, czy Twój program obsługuje konkretny model drukarki, bo lista wspieranych urządzeń bywa krótsza, niż się wydaje. Po drugie, co się dzieje, kiedy komputer odmówi posłuszeństwa: na kasie sprzedaż idzie dalej, przy drukarce staje.

Obowiązkowy przegląd wykonuje się co najmniej raz na dwa lata, licząc od dnia fiskalizacji albo od dnia poprzedniego przeglądu. Termin biegnie co do dnia, a nie do końca roku kalendarzowego, więc datę najlepiej sprawdzić w książce kasy, gdzie serwisant zostawia wpis.

Spóźnienie to 300 zł kary nakładanej przez naczelnika urzędu skarbowego. Druga, dotkliwsza konsekwencja dotyczy ulgi na zakup kasy: jeśli w ciągu trzech lat od rozpoczęcia ewidencji urządzenie nie zostanie poddane przeglądowi w terminie, ulgę trzeba zwrócić.

Przeglądy robimy również dla urządzeń kupionych gdzie indziej, o ile mamy autoryzację na daną markę. Podaj przez telefon model, sprawdzimy to od razu i umówimy termin.

Odliczyć można 90% ceny zakupu netto, nie więcej niż 700 zł na jedno urządzenie. Warunki są trzy: kasa musi być online, ewidencję trzeba rozpocząć w obowiązującym terminie, a zakup ma nastąpić nie później niż sześć miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania. Potrzebna jest faktura i dowód zapłaty całej kwoty.

Ulga przysługuje przy rozpoczęciu ewidencji, a nie przy wymianie zużytego urządzenia na nowe. Wyjątkiem są branże, które musiały wymienić kasy na online w terminach narzuconych ustawą. Czynny podatnik VAT rozlicza ulgę w JPK_V7, a podatnik zwolniony z VAT składa do urzędu skarbowego wniosek o zwrot razem z numerem rachunku.

Ulgę zwraca się też wtedy, gdy w ciągu trzech lat od rozpoczęcia ewidencji zakończysz działalność, przestaniesz używać kasy albo zaniedbasz przegląd. Wystawiamy komplet dokumentów potrzebnych do rozliczenia, a samo rozliczenie warto potwierdzić z księgowością.

Fiskalizacja to jednorazowe i nieodwracalne uruchomienie trybu fiskalnego. Kasa łączy się wtedy z repozytorium, dostaje numer ewidencyjny i harmonogram przesyłania danych. NIP zapisuje się w pamięci na stałe, więc kasy sfiskalizowanej na jedną firmę nie da się później przepisać na inną.

Potrzebujemy NIP i adresu miejsca, w którym kasa będzie używana. Zgłoszenia do urzędu skarbowego nie składasz, bo przy kasach online dzieje się to automatycznie w trakcie fiskalizacji. Sama procedura zajmuje kilkanaście minut, do tego dochodzi omówienie obsługi i najczęstszych operacji.

Jest jeszcze formalność, o której łatwo zapomnieć: każda osoba obsługująca kasę przed rozpoczęciem pracy podpisuje oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami ewidencji, a jeden egzemplarz zostaje w Twoich dokumentach. Druk dajemy przy fiskalizacji.

Przepisy są tu jednoznaczne: przy awarii sprzedaż prowadzi się na kasie rezerwowej, a jeśli takiej nie ma, sprzedaży prowadzić nie wolno. W miejscach, które nie mogą stanąć nawet na pół dnia, druga kasa wychodzi taniej niż zamknięte drzwi.

Awarię zgłoś telefonicznie. Serwis ma podjąć czynności w ciągu 48 godzin od zgłoszenia, chyba że umówimy się inaczej, ale część spraw da się załatwić od razu przez telefon: zacięty papier, ustawienia sieci, komunikat o braku połączenia z repozytorium. Przygotuj numer unikatowy kasy z książki i dokładną treść komunikatu z wyświetlacza.

Czego nie robić: nie otwieraj obudowy i nie ruszaj plomby. To przestaje być wtedy usterką techniczną, a staje się problemem formalnym, którego uporządkowanie kosztuje więcej niż sama naprawa.

Tak. Mamy terminale PayTel: stacjonarne, mobilne i takie, które łączą się z kasą, dzięki czemu kwoty nie trzeba wbijać dwa razy. Przy większym ruchu to przede wszystkim mniej pomyłek przy kasie.

Dla jasności: przedsiębiorca, który ma obowiązek ewidencji na kasie, musi zapewnić klientowi możliwość zapłaty bezgotówkowej, ale obowiązek technicznego połączenia terminala z kasą został uchylony. Integracja jest więc kwestią wygody, nie przepisu, i nikt nie ukarze Cię za jej brak.